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Über im Menü oder per Rechtsklick auf das Symbol in Ihrem Infobereich, können Sie mit dem Menüpunkt Aufgabenliste ihre  persönliche Aufgaben ein- bzw. ausblenden. Um die Aufgaben im Projektmanager anzuzeigen klicken Sie auf den Menüpunkt "Fenster" und wählen den Punkt "Aufgabenbereich an/aus". Die Ansicht im Projektmanager empfiehlt sich, wenn Sie die Aufgaben anderer Mitarbeiter sehen möchten oder zum einfachen Verwalten von Aufgaben.

Integrierte Aufgabenliste:

In dieser integrierten Aufgabenliste können Sie die Aufgaben per drag&drop verschieben wie sie möchten. Nehmen Sie einfach eine Aufgabe und ziehen diese in eine andere Kategorie. Sie können die Aufgaben auch im Projektmanager auf einen anderen Benutzer ziehen, dann wird diesem die Aufgabe zugeordnet.

Von hier aus können Sie per Rechtsklick eine Aufgabe auch direkt starten. Das entsprechende Projekt fängt dann automatisch an zu laufen und schreibe den Betreff der Aufgaben in den entsprechenden Zeitstempel.

Anwendungsbeispiel: Sie legen sich eine Kategorie "Daueraufgaben" an. Als Betreff der Aufgabe schreiben Sie den Text, den Sie immer im Kommentarfeld Ihrer Zeitstempel eintragen möchten. Jetzt können Sie die Aufgabe aus der Aufgabenliste starten, der Text wird eingetragen und das entsprechende Projekt gestartet. Praktisch!

Haben Sie einen Filter in Ihrer Aufgabenliste aktiviert, erscheint ein blauer Haken an dem Filter-Knopf:

Persönliche Aufgabenliste

Die persönliche Aufgabenliste erscheint auf Ihrem Bildschirm anfangs leer.

 

Sie haben mehrere Möglichkeiten, eine neue Aufgabe anzulegen.

1.) Haben Sie ein ein laufendes Projekt, zu dem Ihnen gerade eine Aufgabe eingefallen ist, können Sie über die Schnellerfassung einfach eine Aufgabe mit "normaler Priorität" erfassen.

2.) Klicken Sie auf das grüne Plus, um eine Aufgabe anzulegen. Auf diese Weise können Sie viele weitere Einstellungen zur Aufgabe angeben, wie z.B. Priorität, Kategorie, Bearbeiter usw.

3.) Per Rechtsklick auf die Liste und Auswahl von 'Neuer Eintrag' können Sie eine neue Aufgabe anlegen.

Die neu erstellen Aufgaben erscheinen dann in Ihrer persönlichen Aufgabenliste. Wenn Sie mit der Maus über die Einträge fahren, erhalten Sie die Zusatzinfo, die Sie beim Anlegen angegeben haben.

Neue Aufgabe anlegen

Um eine neue Aufgabe anzulegen vergeben Sie erst einen Namen. Dieser "Betreff" wird auch in Ihrer Aufgabenliste angezeigt. Die ID zur Aufgabe wird automatisch vergeben. Sie dient dazu in einem Meeting eine bestimmte Aufgabe leicht zu referenzieren.

Bei Bedarf, weisen Sie der Aufgabe ein bestimmtes Projekt zu. Sie können auch Aufgaben ohne Projektverknüpfung anlegen. Um diese zu sehen, müssen Sie in der Aufgabenliste dann den Filter auf "Projekte" legen. Aufgaben ohne Projekte werden dann in der Gruppierung "Ohne Projekt" aufgelistet.

Die Priorität der Aufgaben reicht von Niedrig bis Sofort. Für die Priorität "Sofort" sind die Felder "Fällig am" und "Beginnt ab" irrelevant, da die Aufgabe ja sofort fällig ist.
In der Aufgabenliste können Sie Ihre Aufgaben durch klick auf die Spaltenüberschrift auch nach Priorität sortieren.

Geben Sie als Bearbeiter die Person ein, die die Aufgabe bearbeiten soll. Sie können auch einen Teil des Namens eingeben und "Eingabe" auf Ihrer Tastatur drücken. Xpert-Timer wählt dann den entsprechenden Mitarbeiter aus.

Um Ihre Aufgaben besser zu sortieren, können Sie diese in Kategorien unterteilen. Diese Kategorien können Sie selbst in der Konfiguration des Xpert-Timer festlegen. In der Aufgabenliste können Sie dann Ihre Aufgaben nach diesen Kategorien filtern.

Möchten Sie die Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste erst zu einem bestimmten Zeitpunkt stehen, dann geben Sie ein Datum im Feld "Beginnt ab" an. Erst bei erreichen dieses Datums, wird die entsprechende Aufgabe in der Aufgabenliste angezeigt.

Ein Fälligkeitsdatum wird benötigt, wenn die Aufgabe bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein sollte.

Optional können Sie die Dauer der Aufgabe schätzen. Bei Bedarf können Sie die Spalte "Dauer" in Ihrer Aufgabenliste einblenden und drucken.

Als letztes geben Sie eine ausführliche Beschreibung zu Ihrer Aufgabe an. Dazu können Sie auch Textbausteine nutzen, die Sie ebenfalls in der Konfiguration festlegen können. Per rechtsklick in den Textbereich haben Sie noch weitere Optionen, z.B. zum Einfügen des Benutzernamen, des Datums oder der Uhrzeit.

Über einen Rechtsklick auf der Aufgabenliste erhalten Sie ein Menü mit weiteren Optionen zur Bearbeitung Ihrer Aufgaben. Um eine Aufgabe automatisch in den Status "Wird bearbeitet" zu setzen, wählen Sie "Aufgabe starten". Der Betreff der Aufgabe wird auch automatisch in den Zeitstempel geschrieben, der dabei gestartet wird. Sie können zu einem laufenden Projekt noch weitere Kommentare zum Zeitstempel hinzufügen. Nutzen Sie dazu das Tastaturkürzel Win+F4".

Desweiteren können Sie in diesem Menü der Aufgabe eine bestimmte Kategorie zuweisen oder die Priorität setzen.

Sie können in der Aufgabenliste auch jederzeit Ihre Aufgaben per drag&drop verschieben. Nehmen Sie dazu einfach eine Aufgabe mit der Maus und ziehen diese in eine andere Kategorie oder ein anderes Projekt.

Erledigte Aufgaben können später auch wieder eröffnet werden. Wählen Sie dazu die entsprechende Aufgabe, klicken auf "bearbeiten" und nutzen den Knopf "Wiedereröffnen".

Aufgaben gruppieren, filtern und Kategorisieren

In der persönlichen Aufgabenliste als auch im Aufgabenbereich haben Sie viele Möglichkeiten Ihre Aufgaben anzuzeigen. Dazu stehe Ihnen ein Menü zur Gruppierung, Kategorisierung und zum Filtern von Daten zur Verfügung.

Folgende Funktionen stecken hinter den Menüpunkten:

Dann haben sie noch die Möglichkeit Ihre Aufgaben zu Gruppieren:

Hierbei können Sie sowohl nach Kategorien gruppieren als auch eine zweite Ebene der Gruppierung wählen. In unserem Beispiel hier die "Priorität".

Dazu können Sie die Aufgaben Filtern:

Entscheiden Sie hier, welche Aufgaben angezeigt werden sollen. In unserem Beispiel werden nur offene Aufgaben angezeigt. Neue Aufgaben, die noch nie geöffnet, bzw. gelesen wurden, erscheinen in dem Filter "Ungelesene".

Als letztes können Sie dann noch einen Filter auf bestimmte Kategorien setzen. So können Sie sich z.B. im Zug alle Aufgaben anzeigen lassen mit der Kategorie "Erledigen Unterwegs". Dann sehen Sie nur die Aufgaben, die Sie tatsächlich auch von unterwegs erledigen könnten.

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