Wählen Sie das Symbol im Projektmanager um Ihr neues Projekt im Xpert-Timer anzulegen. Es erscheint folgender Bildschirm:

Vergeben Sie einen Namen für Ihr Hauptprojekt, z.B. Support,  und bei Bedarf eine entsprechende Projektnummer.

Zuordnung

Als erstes müssen Sie immer ein Hauptprojekt anlegen. Falls sich dieses Hauptprojekt aus mehreren Unterprojekten zusammensetzt, können Sie später bei der Zuordnung den Punkt "Neues Unterprojekt" wählen.

Projekteigenschaften

Wählen Sie in den Projekteigenschaften einen Projekttyp. Sie können auch selbst Projekttypen anlegen. Projekttypen sind in der Auswertung ein Filterkriterium. So können Sie zum Beispiel alle Projekte mit dem Projekttyp "Beratung" in einem bestimmten Datumsbereich anzeigen lassen.

Als Nächstes schätzen Sie die Dauer des Projekts und tragen die Stunden in das dafür vorgesehene Feld. Anfang und Ende des Projekts werden automatisch beim Starten bzw. Beenden des Projekts gesetzt. Sie können aber auch gerne ein geplantes Datum eingeben, welches Ihnen später zur Kontrolle dienen kann.

Mit der Schnellerfassung können Sie komfortabel neue Unterprojekte erfassen. Also genau die richtige Funktion, wenn sie immer mit gleichen Projekten arbeiten. Im Beispiel Screenshot werden die Unterprojekte: E-Mail, Chat und Telefon auf einmal angelegt.

Abrechnung

Wählen Sie aus drei Kalkulationsmöglichkeiten:

Nicht verrechnen: Sie arbeiten an einem Projekt, das weder dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll, noch soll es in die interne Kalkulation der Projektzeiten mit einfließen. Das kann z.B. die Mittagspause sein, oder private Telefonate.

Nur interne Kalkulation: Hier handelt es sich um ein Projekt, dass nicht in die Zeitkalkulation für den Kunden (für dessen Rechnung) mit einfließt, sondern nur intern kalkuliert werden soll. Dies kann z.B. ein Unterprojekt "Support" sein, den der Kunde bereits mit dem Kaufpreis einer Software bezahlt hat. Trotzdem möchten Sie kalkulieren, wieviel Zeit Sie in den Support für den Kunden stecken und wieviel Euro es Ihre Firma kostet.

Verrechnen: Möchten Sie Ihre Projektzeiten an einen Kunden verrechnen, wählen Sie diese Option.

In der Beschreibung hinterlegen Sie Informationen über das Projekt wenn Sie möchten. Diese Beschreibung erscheint, wenn Sie mit der Maus im Projektmanager über Ihr Projekt fahren.

In den Zusatzeinstellungen können Sie festlegen, ob Sie automatisiert nach Zeitstempelkommentaren oder nach Einträgen in die Historie gefragt werden sollen. Sie können auch einen Standardtext eingeben, der dann automatisiert z.B. beim Stoppen eines Projekts eingetragen wird. Das ist vor Allem hilfreich, wenn Sie wochenlang an dem gleichen Projekt arbeiten.

Im Tabreiter "Abrechnung" können Sie den Abrechnungssatz für Ihren Kunden festlegen. Der kalkulierte Preis erscheint dann in Ihrer Zeitstempelliste in der Spalte "Preis".

Mit OK bestätigen Sie Ihre Angaben und das Projekt ist gespeichert und kann verwendet werden.

Jetzt erstellen Sie zu Ihrem Hauptprojekt weitere Unterprojekte. Z. B. Telefon. Gehen Sie genauso wie oben aufgeführt vor und wählen im Dialog "Neues Unterprojekt2 und als Hauptprojekt das eben Angelegte.

Sie können jetzt das Hauptprojekt, sowie die dazugehörigen Unterprojekte in Ihrer Anwendung sehen.

Wenn Sie in den Projekteigenschaften, oder beim Anlegen des Projekts einen Projekttypen vergeben haben, sehen sie das jeweilige Symbol links neben dem Projektnamen. Diese Projekttypen können Sie als Filter benutzen. z.B. möchten Sie nur die Projekte mit dem "Support"-Symbol sehen. So wie Sie die Ansicht filtern, so können Sie diese auch drucken. Klicken Sie dazu einfach auf das "Drucken" Symbol.

Per Klick auf oder über den Schnellzugriff wird die Zeitaufnahme für das gewählte Projekt gestartet.

Auf der Zeitleiste fängt jetzt die Zeit an zu laufen. Auf ihr erscheint immer das aktuell laufende Projekt.

Je nachdem wie die Anzeige in der Konfiguration eingestellt ist zeigt sie Name, Dauer, Countdown, Kosten und die Zeit des Projekts an.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Uhrzeit in der Zeitleiste klicken, erhalten Sie unterschiedliche Zeitangaben, die für Sie von Interesse sein könnten. Wenn Sie in den anderen Bereichen der Zeitleiste mit der rechten Maustaste klicken, erhalten Sie ebenfalls Kontextmenüs.

Stört Sie die Zeitleiste, können Sie die Strg-Taste gedrückt halten und mit der Maus über die Zeitleiste fahren. Sie springt für 5 Sekunden aus dem Weg. Eine andere Möglichkeit ist über die Konfiguration, die Zeitleiste automatisch verstecken zu lassen. Dann springt sie aus dem Weg, sobald Sie die Maus über sie bewegen.

Per Doppelklick auf den Projektnamen in der Zeitleiste gelangen Sie in die Projekteigenschaften.

Nachdem Sie jetzt Ihre Haupt- und Unterprojekte angelegt haben, wird es Zeit, die Arbeit mit dem Xpert-Timer zu erleichtern. Tastaturkürzel vereinfachen Ihnen das Umschalten zwischen den Projekten und das Aufrufen von Funktionen.

Per Rechtsklick mit der Maus auf ein Projekt und Auswahl des Menüpunkts "Schnellzugriff" vergeben Sie eine Tastenkombination für das jeweilige Projekt.

Mit der Windows Taste + einer Zahl können Sie jetzt ohne die Maus zu benutzen zwischen Ihren Projekten umschalten.

Um den Ablauf Ihres Projekts zu verfolgen empfiehlt es sich eine Tätigkeitshistorie anzulegen. Allerdings sollten Sie sich entscheiden, ob Sie die Tätigkeitshistorie benutzen, oder die Kommentare zu den Zeitstempeln. Die Einträge der Tätigkeitshistorie sind nicht mit Zeitstempeln verknüpft. Der Einsatz ist also dafür gedacht, den Projektverlauf zu dokumentieren, aber nicht die Tätigkeiten einzelner Zeitstempel festzuhalten. Klicken Sie in den Projekteigenschaften auf den Reiter "Historie". Hier können Sie jederzeit einen Eintrag für das Projekt erstellen. Per Tastaturkürzel Win+F12 können Sie einen Eintrag in die Tätigkeitshistorie des laufenden Projekts eingeben.

In den Projekteigenschaften können Sie festlegen, ob Sie automatisch nach dem Historien-Eintrag oder dem Zeitstempelkommentar gefragt werden, sobald Sie ein anderes Projekt starten, oder ein Projekt stoppen. Sie können die Eingabe auch zentral in der Konfiguration steuern. Dann müssen Sie in den Projekteigenschaften "Aus Benutzereinstellungen" auswählen. Die Einstellung wird bei Anlage von neuen Projekten gespeichert.

Wollen Sie andere Mitarbeiter über den Stand des Projekts am Laufenden halten, haben Sie die Möglichkeit diese per E-Mail über den Projektfortschritt zu informieren. Die Einstellungen hierzu finden Sie in den Projekteigenschaften im Registerblatt "Weiteres".

Die Historie können Sie natürlich bei Bedarf ausdrucken.

Um den Ablauf Ihres Projekts zu verfolgen empfehlen wir, Kommentare zu Ihren Zeitstempeln anzulegen. Standardmäßig werden diese unter Ihrer Projektliste im  Projektmanager angezeigt. Sie können im Menüpunkt Ansicht, die Zeitstempel auch rechts neben Ihren Projekten anzeigen lassen.

In den Projekteigenschaften (Doppelklick auf das jeweilige Projekt) können Sie festlegen, dass Sie automatisch nach dem Zeitstempelkommentar gefragt werden, sobald Sie z.B. ein anderes Projekt starten, oder ein Projekt stoppen. Wollen Sie andere Mitarbeiter über den Stand des Projekts am Laufenden halten, haben Sie die Möglichkeit diese per E-Mail über den Projektfortschritt zu informieren. Den Versand nehmen Sie über den Knopf "E-Mail-Report versenden" auf der Zeitleiste vor.

Klicken Sie in das Kommentarfeld des Zeitstempels, können Sie dieses mit F2 bearbeiten. Mit Strg+C können Sie Kommentare kopieren und dann per Strg+V in mehrere andere markierte Zeitstempel einfügen. Per rechtsklick auf das Kommentarfeld können Sie ebenso einen freien Text oder einen bestehenden Textbaustein einbinden.

Die Zeitstempel können Sie können Sie natürlich bei Bedarf ausdrucken. Sie können die Zeitstempel auch per Rechtsklick nach Datum oder Projekt gruppieren. Ebenso können Sie per Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift, Spalten ein- bzw. ausblenden und so Ihren Report anpassen.

Als Nächstes können Sie mit dem Auswertungsmodul Ihre Projektzeiten einsehen. Im Menü haben Sie folgende Möglichkeiten:

Je nach Bedarf können Sie die Projekte pro Tag, pro Woche, pro Monat oder im Jahr einsehen. Dazu klicken Sie auf den jeweiligen Reiter.

Sie können die Projekte auch nach dem jeweiligen Projektnamen, Projekttyp oder Status filtern.

In unserem Beispiel sehen wir eine Auswertung für den 15.08.2009 August, mit Angabe der jeweiligen Einzelzeiten und deren Kommentare.

Über die Funktion Drucken, können Sie diese Statistik so ausdrucken, wie Sie diese auf Ihrem Bildschirm sehen.