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Projekteigenschaften |
  
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Projekteigenschaften |
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Per Doppelklick auf ein Projekt in Ihrem Projektmanager oder durch Doppelklick auf die Zeitleiste gelangen Sie in die Projekteigenschaften. Hier können Sie den Projektnamen nachträglich ändern, die Beschreibung ergänzen und das Projekt einem Projekttypen zuordnen.
Möchten Sie, dass auf ein Hauptprojekt ebenfalls Zeiten gebucht werden, dann setzen Sie einen Haken in Zeitkonto. Normalerweise ist dies nicht üblich, da sich ein Hauptprojekt aus vielen Unterprojekten zusammensetzt.
Entscheiden Sie, ob die gestoppten Zeiten an den Kunden berechnet werden können. Zum Beispiel dürfte die Zeit für die Mittagspause oder für Telefonate die das Projekt nicht betreffen, nicht abgerechnet werden. Sie haben dazu die Möglichkeit, diese Projekte auf nicht verrechenbar oder nur zur internen Kalkulation zu setzen.
Für die Kommentare zu den Zeitstempeln haben Sie die Auswahl, diese entweder von Hand einzugeben oder automatisiert mit einem von Ihnen vorgegebenen Text einzufügen.
Die auszuwählenden Projekttypen wurden von Ihnen in der Konfiguration festgelegt.
Mit der automatischen Fortschrittsabfrage können Sie sehen, wie weit Ihr Projekt bereits fortgeschritten ist. Standardmäßig ist die Abfrage aktiviert. Sie können diese entweder bei jedem Projekt ein- bzw. abschalten, oder zentral in der Konfiguration abschalten.
Im Status können Sie den Status des Projekts ändern und den Fortschritt korrigieren. Die automatische Fortschrittsabfrage ist standardmäßig aktiviert. Sie werden beim Umschalten oder beim Stoppen des Projekts gefragt, wie weit das Projekt bereits abgeschlossen ist.
Der geplante Start und das geplante Ende können hier auch nachträglich korrigiert werden.
Im Bereich Benutzer können Sie ersehen, welche User bereits dem Projekt zugeordnet wurden, wieviele Stunden Sie am Tag arbeiten und wie viele Stunden für das Projekt am Tag geplant sind. Durch klicken auf das 
können Sie weitere Benutzer dem Projekt zuordnen.
Im Bereich Verantwortlicher Benutzer wählen Sie den Projektverantwortlichen aus. Sie können dann im Projektmanager auf einen Blick sehen, wer für das Projekt Ihr Ansprechpartner ist.
Geben Sie in der E-mail Benachrichtigung an, wen Sie bei Fortschrittsänderung oder Projektstatusänderung informieren möchten.
Der Schnellstatus spart Ihnen viel Zeit. Hier können Sie zum Beispiel die E-Mailadresse Ihres Chefs oder von Kunden eingeben. Im Projekt-Manager können Sie dann über die Rechte-Maustaste auf einem Projekt den Schnellstatus per E-Mail aktivieren und die E-Mail direkt versenden. Halten Sie so Ihren Kunden ohne viel Aufwand immer auf dem Laufenden!
In der Kostenrechnung können Sie die Abrechnungseinheiten festlegen.
Wählen Sie im Dialog, welche Kosten zur Kalkulation herangezogen werden sollen. Die beim Projekt, beim Hauptprojekt oder beim Mitarbeiter hinterlegten. Sie können die Zeitstempel jetzt bereits beim erfassen der Zeit runden. Bitte beachten Sie, dass gerundete Zeitstempel mit einem (R) markiert werden. Die Zeitstempel sind mit der Rundungsfunktion am Ende des Tages normalerweise nicht mehr zusammenhängend.
Möchten Sie die Zeitstempel nicht direkt bei der Erfassung runden, können Sie dies auch nachträglich "nur als Ansicht" in Ihrem Projektmanager machen. So können Sie Ihrem Kunden einen Ausdruck mit gerundeten Daten zukommen lassen, verlieren aber selbst nicht Ihrer tatsächliche Zeiterfassung.
Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen Zeitstempel und wählen Ansicht -> Jeden Zeitstempel bei Anzeige auf volle Abrechnungseinheit aufrunden.
Gewinn/Verlust
Im Gewinn/Verlust Bereich sehen Sie, ob Ihr Projekt rentabel war/ist.
Unter Dokumente können Sie die angehängten Dokumente am Projekt betrachten. Durch Klick auf das , können Sie weitere Dokumente hinzufügen.
Sie haben dabei die Möglichkeit eine Verknüpfung zu erstellen oder das Dokument in der Datenbank zu speichern (Datensafe). Sie haben weiterhin die Möglichkeit das Dokument editierbar oder nicht editierbar zu speichern. Handelt es sich um eine Vorlage, können Sie diese ebenfalls hier speichern.
Im Reiter Unterprojekte sehen Sie die Liste der Unterprojekte zum Hauptprojekt, sowie deren Zeitverbrauch pro Monat. Sie können die Grafik optional in der Konfiguration unter dem Reiter System ein- bzw. ausblenden. In der Auflistung können Sie mit der rechten Maustaste auf ein Projekt klicken und über das Kontextmenü weitere Projekte hinzufügen oder ein bestehendes Projekt bearbeiten. Per Klick auf die Spaltenüberschriften können Sie Spalten ein- bzw. ausblenden.
Hier sehen Sie eine Aufstellung der bisher gestempelten Zeiten zu Ihrem Projekt. Hier können Sie per Rechtsklick die Zeiten gruppieren, Spalten ein- bzw. ausblenden und dann die entsprechende Ansicht drucken.
In der Historie können Sie alle bisher durchgeführten Tätigkeiten des Projekts nachlesen.
Sie können die Tätigkeiten nach Datum sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschrift "Tätigkeit" klicken.
In diesem Bildschirm können Sie auch nachträglich Eintragungen vornehmen. Tippen Sie dazu die erledigte Tätigkeit in das vorgesehene Feld, fügen das richtige Datum ein und klicken auf das grüne .
Hier werden alle bereits zu dem Projekt erfassten Leistungen aufgelistet. Hier können Sie auch weitere Leistungen zum Projekt erfassen, oder diese endgültig durch die Erstellung einer Rechnung abrechnen. Ein Doppelklick auf eine Leistung öffnet den Dialog zur Leistungserfassung.
Unter Aufgaben sehen Sie die offene Aufgaben des jeweiligen Projekts. Diese können sie nach den jeweiligen Überschriften sortieren. Dazu klicken Sie einfach mit der Maus auf die Spaltenüberschriften. Ihnen stehen ebenso viele Filter, Gruppierungs- und Kategorisierungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Im Reiter "Charts" können Sie grafisch darstellen wieviele Stunden für dieses Projekt im Monat bereits aufgewendet wurden. Im Dropdown Feld können Sie zwischen der Ansicht "Zeitaufwand pro Monat" und "Fortschrittsverlauf in %" wählen.
Im Verlauf sehen Sie eine grobe, grafische Darstellung Ihres Projektverlaufs, wenn Sie konsequent den Projektfortschritt eingegeben haben. Desweiteren haben Sie im Reiter Weiteres die Möglichkeit, E-Mail Adressen für Ihre Statusreports, oder für die automatisierten Reports, z.B. bei Projektstatusänderung zu hinterlegen.
Klicken Sie auf Knopf "E-Mail Text bearbeiten" um den Standardtext beim Versand der E-Mails zu ändern.
Geben Sie jetzt den kompletten Text ein, der in der E-Mail erscheinen soll. Wird die E-Mail versandt, haben Sie nochmals die Möglichkeit den Text zu ändern.
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