Wählen Sie das Symbol im Projektmanager um Ihr neues Projekt im Xpert-Timer anzulegen. Es erscheint folgender Bildschirm:

Zuordnung

Als erstes müssen Sie immer ein Hauptprojekt anlegen. Falls sich dieses Hauptprojekt aus mehreren Unterprojekten zusammensetzt, können Sie später bei der Zuordnung den Punkt "Neues Unterprojekt" wählen.
Weisen Sie dem neuen Projekt einem bestehenden Kunden zu, oder legen Sie einen neuen Kunden an. Wenn Sie keinen Kunden angeben, können Sie Projekte auch ohne Kundenebene erstellen. Allerdings können Sie dann diese Projekte nicht abrechnen, da kein Rechnungsempfänger angelegt wurde.

Projekteigenschaften

Wählen Sie in den Projekteigenschaften einen Projekttyp. Sie können auch selbst Projekttypen anlegen. Projekttypen sind in der Auswertung ein Filterkriterium. So können Sie zum Beispiel alle Projekte mit dem Projekttyp "Beratung" in einem bestimmten Datumsbereich anzeigen lassen.

Als Nächstes schätzen Sie die Dauer des Projekts und tragen die Stunden in das dafür vorgesehene Feld. Anfang und Ende des Projekts werden automatisch beim Starten bzw. Beenden des Projekts gesetzt. Sie können aber auch gerne ein geplantes Datum eingeben, welches Ihnen später zur Kontrolle dienen kann.

Mit der Schnellerfassung können Sie komfortabel neue Unterprojekte erfassen. Also genau die richtige Funktion, wenn sie immer mit gleichen Projekten arbeiten. Im Beispiel Screenshot werden die Unterprojekte: E-Mail, Chat und Telefon auf einmal angelegt.

Wenn mehrere Benutzer an einem Projekt arbeiten sollen, dann wählen Sie die Bearbeitung durch "Team". Sie müssen dann noch die Mitarbeiter dem Projekt zuweisen, damit diese das Projekt im Projekmanager sehen. Dies können Sie entweder im Registerblatt Mitarbeiter tun, oder in der Projektzuordnung.

Abrechnung

Wählen Sie aus drei Kalkulationsmöglichkeiten:

Nicht verrechnen: Sie arbeiten an einem Projekt, das weder dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll, noch soll es in die interne Kalkulation der Projektzeiten mit einfließen. Das kann z.B. die Mittagspause sein, oder private Telefonate.

Nur interne Kalkulation: Hier handelt es sich um ein Projekt, dass nicht in die Zeitkalkulation für den Kunden (für dessen Rechnung) mit einfließt, sondern nur intern kalkuliert werden soll. Dies kann z.B. ein Unterprojekt "Support" sein, den der Kunde bereits mit dem Kaufpreis einer Software bezahlt hat. Trotzdem möchten Sie kalkulieren, wieviel Zeit Sie in den Support für den Kunden stecken und wieviel Euro es Ihre Firma kostet.

Verrechnen: Möchten Sie Ihre Projektzeiten an einen Kunden verrechnen, wählen Sie diese Option.

Beschreibung

In der Beschreibung hinterlegen Sie Informationen über das Projekt wenn Sie möchten. Diese Beschreibung erscheint, wenn Sie mit der Maus im Projektmanager über Ihr Projekt fahren.

Zusatzeinstellungen

In den Zusatzeinstellungen können Sie festlegen, ob Sie automatisiert nach Zeitstempelkommentaren oder nach Einträgen in die Historie gefragt werden sollen. Sie können auch einen Standardtext eingeben, der dann automatisiert z.B. beim Stoppen eines Projekts eingetragen wird. Das ist vor Allem hilfreich, wenn Sie wochenlang an dem gleichen Projekt arbeiten.

In der Konfiguration können Sie auch eine globale Einstellung vornehmen. Haben Sie dies getan, müssen Sie in den Projekteigenschaften den Modus auf "Aus Benutzereinstellungen" wählen.

Mit OK bestätigen Sie Ihre Angaben und das Projekt ist gespeichert und kann verwendet werden.

Jetzt erstellen Sie zu Ihrem Hauptprojekt weitere Unterprojekte. Z. B. Telefon. Gehen Sie genauso wie oben aufgeführt vor und wählen im Dialog "Neues Unterprojekt" und als Hauptprojekt das soeben Angelegte.

Sie können jetzt das Hauptprojekt, sowie die dazugehörigen Unterprojekte in Ihrer Anwendung sehen.

Wenn Sie in den Projekteigenschaften, oder beim Anlegen des Projekts einen Projekttypen vergeben haben, sehen sie das jeweilige Symbol links neben dem Projektnamen. Diese Projekttypen können Sie als Filter benutzen. z.B. möchten Sie nur die Projekte mit dem "Support"-Symbol sehen. So wie Sie die Ansicht filtern, so können Sie diese auch drucken. Klicken Sie dazu einfach auf das "Drucken" Symbol.

Per Klick auf oder über den Schnellzugriff wird die Zeitaufnahme für das gewählte Projekt gestartet.

Auch auf der Zeitleiste fängt jetzt die Zeit an zu laufen. Auf ihr erscheint immer das aktuell laufende Projekt.

Je nachdem wie die Anzeige in der Konfiguration eingestellt ist zeigt sie Name, Dauer, Countdown, Kosten und die Zeit des Projekts an.

Wenn Sie auf die Uhrzeit in der Zeitleiste mit der rechten Maustaste klicken, erhalten Sie unterschiedliche Zeitangaben, die für Sie von Interesse sein könnten. Wenn Sie in den anderen Bereichen der Zeitleiste mit der rechten Maustaste klicken, erhalten Sie ebenfalls Kontextmenüs.

Sollte Sie die Zeitleiste stören, können Sie die Strg-Taste gedrückt halten und mit der Maus über die Zeitleiste fahren. Sie springt für 5 Sekunden aus dem Weg. Eine andere Möglichkeit ist über die Konfiguration, die Zeitleiste automatisch verstecken zu lassen. Dann springt sie aus dem Weg, sobald Sie die Maus über sie bewegen.

Per Doppelklick auf den Projektnamen in der Zeitleiste kommen Sie in die Projekteigenschaften.

Nachdem Sie jetzt Ihre Haupt- und Unterprojekte angelegt haben, wird es Zeit, die Arbeit mit dem Xpert-Timer zu erleichtern. Tastaturkürzel vereinfachen Ihnen das Umschalten zwischen den Projekten.

Per Rechtsklick mit der Maus auf ein Projekt und Auswahl des Menüpunkts "Schnellzugriff" vergeben Sie eine Tastenkombination für das jeweilige Projekt.

Mit der Windows Taste + einer Zahl können Sie jetzt ohne die Maus zu benutzen zwischen Ihren Projekten umschalten.

Um den Ablauf Ihres Projekts zu verfolgen empfiehlt es sich eine Tätigkeitshistorie anzulegen. Allerdings sollten Sie sich entscheiden, ob Sie die Tätigkeitshistorie benutzen, oder die Kommentare zu den Zeitstempeln. Die Einträge der Tätigkeitshistorie sind nicht mit Zeitstempeln verknüpft. Der Einsatz ist also dafür gedacht, den Projektverlauf zu dokumentieren, aber nicht die Tätigkeiten einzelner Zeitstempel festzuhalten. Klicken Sie in den Projekteigenschaften auf den Reiter "Historie". Hier können Sie jederzeit einen Eintrag für das Projekt erstellen. Per Tastaturkürzel Win+F12 können Sie einen Eintrag in die Tätigkeitshistorie des laufenden Projekts eingeben.

In den Projekteigenschaften können Sie festlegen, ob Sie automatisch nach dem Historien-Eintrag oder dem Zeitstempelkommentar gefragt werden, sobald Sie ein anderes Projekt starten, oder ein Projekt stoppen. Sie können die Eingabe auch zentral in der Konfiguration steuern. Dann müssen Sie in den Projekteigenschaften "Aus Benutzereinstellungen" auswählen. Die Einstellung wird bei Anlage von neuen Projekten gespeichert.

Wollen Sie andere Mitarbeiter über den Stand des Projekts am Laufenden halten, haben Sie die Möglichkeit diese per E-Mail über den Projektfortschritt zu informieren. Die Einstellungen hierzu finden Sie in den Projekteigenschaften im Registerblatt "Weiteres".

Die Historie können Sie natürlich bei Bedarf ausdrucken.

Sie können optional Ihre Zeitstempel im Projektmanager anzeigen lassen. Diese erscheinen dann in einer Auflistung. Per Rechstklick auf einen Zeitstempel können Sie diese Gruppieren, oder ändern.

Die schmalen grünen Balken links vom Zeitstempel zeigen die Zusammenhänge von Endzeit des letzten Stempels und Start des neuen Stempels. Gibt es keine Lücken in den Zeitstempelungen, dann erscheint ein durchgehender grüner Balken. Sind Lücken vorhanden, wie am Sonntag 16.08. zwischen 13:28 Uhr und 21:49 Uhr, dann ist kein grüner Balken neben dem Zeitstempel.

Per Rechtsklick auf einen Zeitstempel erhalten Sie folgendes Menü:

Hier können Sie nachträglich die Zeitstempel bearbeiten.

Möchten Sie mehrere Zeitstempel zusammenfassen, oder einen Zeitstempel splitten, so können Sie dies hier ebenfalls tun. Bitte beachten Sie, dass die Zeitstempel die Sie zusammenfassen möchten, alle zum gleichen Projekt gehören und zusammenhängend von der Uhrzeit sein müssen. Beim Splitten des Zeitstempels können Sie festlegen, zu welchem Zeitpunkt der Stempel gesplittet werden soll.

Bei Bedarf können Sie den Status des Zeitstempels ändern. Möchten Sie einen Zeitstempel z.B. nicht verrechnen, dann ändern Sie den Status hier auf "nicht verrechenbar".

Um den Ablauf Ihres Projekts ganz genau zu verfolgen empfehlen wir, Kommentare zu Ihren Zeitstempeln anzulegen. Standardmäßig werden diese unter Ihrer Projektliste im Projektmanager angezeigt. Sie können im Menüpunkt Ansicht, die Zeitstempel auch rechts neben Ihren Projekten anzeigen lassen.

In den Projekteigenschaften (Doppelklick auf das jeweilige Projekt) können Sie festlegen, dass Sie automatisch nach dem Zeitstempelkommentar gefragt werden, sobald Sie z.B. ein anderes Projekt starten, oder ein Projekt stoppen. Wollen Sie andere Mitarbeiter über den Stand des Projekts am Laufenden halten, haben Sie die Möglichkeit diese per E-Mail über den Projektfortschritt zu informieren. Den Versand nehmen Sie über den Knopf "E-Mail-Report versenden" auf der Zeitleiste vor.

Sie können die Zeitstempel auch per Rechtsklick nach Datum oder Projekt gruppieren. Klicken Sie in das Kommentarfeld, können Sie dieses mit F2 bearbeiten. Mit Strg+C können Sie Kommentare kopieren und dann per Strg+V in mehrere andere markierte Zeitstempel einfügen. Per rechtsklick auf das Kommentarfeld können Sie ebenso einen freien Text oder einen bestehenden Textbaustein einbinden.

Ebenso können Sie per Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift, Spalten ein- bzw. ausblenden und so Ihren Report anpassen.

Die Zeitstempel können Sie können Sie natürlich bei Bedarf ausdrucken.

Um eine neue Aufgabe anzulegen vergeben Sie erst einen Namen. Dieser "Betreff" wird auch in Ihrer Aufgabenliste angezeigt. Die ID zur Aufgabe wird automatisch vergeben. Sie dient dazu in einem Meeting eine bestimmte Aufgabe leicht zu referenzieren.

Bei Bedarf, weisen Sie der Aufgabe ein bestimmtes Projekt zu. Sie können auch Aufgaben ohne Projektverknüpfung anlegen. Um diese zu sehen, müssen Sie in der Aufgabenliste dann den Filter auf "Projekte" legen. Aufgaben ohne Projekte werden dann in der Gruppierung "Ohne Projekt" aufgelistet.

Die Priorität der Aufgaben reicht von Niedrig bis Sofort. Für die Priorität "Sofort" sind die Felder "Fällig am" und "Beginnt ab" irrelevant, da die Aufgabe ja sofort fällig ist.
In der Aufgabenliste können Sie Ihre Aufgaben durch klick auf die Spaltenüberschrift auch nach Priorität sortieren.

Geben Sie als Bearbeiter die Person ein, die die Aufgabe bearbeiten soll. Sie können auch einen Teil des Namens eingeben und "Eingabe" auf Ihrer Tastatur drücken. Xpert-Timer wählt dann den entsprechenden Mitarbeiter aus.

Um Ihre Aufgaben besser zu sortieren, können Sie diese in Kategorien unterteilen. Diese Kategorien können Sie selbst in der Konfiguration des Xpert-Timer festlegen. In der Aufgabenliste können Sie dann Ihre Aufgaben nach diesen Kategorien filtern.

Möchten Sie die Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste erst zu einem bestimmten Zeitpunkt stehen, dann geben Sie ein Datum im Feld "Beginnt ab" an. Erst bei erreichen dieses Datums, wird die entsprechende Aufgabe in der Aufgabenliste angezeigt.

Ein Fälligkeitsdatum wird benötigt, wenn die Aufgabe bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein sollte.

Optional können Sie die Dauer der Aufgabe schätzen. Bei Bedarf können Sie die Spalte "Dauer" in Ihrer Aufgabenliste einblenden und drucken.

Als letztes geben Sie eine ausführliche Beschreibung zu Ihrer Aufgabe an. Dazu können Sie auch Textbausteine nutzen, die Sie ebenfalls in der Konfiguration festlegen können. Per rechtsklick in den Textbereich haben Sie noch weitere Optionen, z.B. zum Einfügen des Benutzernamen, des Datums oder der Uhrzeit.

Über einen Rechtsklick auf der Aufgabenliste erhalten Sie ein Menü mit weiteren Optionen zur Bearbeitung Ihrer Aufgaben. Um eine Aufgabe automatisch in den Status "Wird bearbeitet" zu setzen, wählen Sie "Aufgabe starten". Der Betreff der Aufgabe wird auch automatisch in den Zeitstempel geschrieben, der dabei gestartet wird. Sie können zu einem laufenden Projekt noch weitere Kommentare zum Zeitstempel hinzufügen. Nutzen Sie dazu das Tastaturkürzel Win+F4".

Desweiteren können Sie in diesem Menü der Aufgabe eine bestimmte Kategorie zuweisen oder die Priorität setzen.

Sie können in der Aufgabenliste auch jederzeit Ihre Aufgaben per drag&drop verschieben. Nehmen Sie dazu einfach eine Aufgabe mit der Maus und ziehen diese in eine andere Kategorie oder ein anderes Projekt.

Erledigte Aufgaben können später auch wieder eröffnet werden. Wählen Sie dazu die entsprechende Aufgabe, klicken auf "bearbeiten" und nutzen den Knopf "Wiedereröffnen".

Weitere Informationen zur Aufgabenliste finden Sie im Kapitel "Aufgabenliste"

Mit dem Auswertungsmodul können Sie Ihre Statistiken einsehen. Im Menü haben Sie folgende Möglichkeiten:

Je nach Bedarf können Sie die Projekte pro Tag, pro Woche, pro Monat oder im Jahr einsehen. Dazu klicken Sie auf den jeweiligen Reiter.

Sie können die Projekte auch nach dem jeweiligen Kunden, Benutzer, Projekttyp oder Projektnamen sortieren.

In unserem Beispiel sehen wir eine Auswertung für den Monat August, mit Angabe der jeweiligen Einzelzeiten.

Über die Funktion Drucken, können Sie diese Statistik so ausdrucken, wie Sie diese auf Ihrem Bildschirm sehen.

Sollten Sie in Ihrem Xpert-Timer Paket auch den "XTReport" bezogen haben, können Sie selbst per SQL Abfragen Reports erstellen. Dazu steht der externe Reportgenerator FastReports zur Verfügung. Sie können auch andere Reportgeneratoren, wie z.B. Crystal Reports nutzen, um Datenbankabfragen zu erstellen und eigene Reports zu generieren.

Mit der Leistungserfassung können Sie all Ihre Kosten erfassen, die während der Laufzeit eines Projekts anfallen.

Um eine Rechnung zu erstellen, müssen Sie folgende Posten durchlaufen:

Leistung erfassen

Drücken Sie Strg+L um eine Leistung zum laufenden Projekt zu erfassen oder klicken Sie auf das Symbol in der Menüleiste.

Im ersten Schritt ordnen Sie Ihre Leistung einem Projekt, sowie einem Mitarbeiter zu.

Wählen Sie aus dem Leistungskatalog die enstprechende Leistung. Sie können den Leistungskatalog auch bearbeiten und weitere Leistungen als Vorlage erstellen.

Geben Sie alle weiteren Daten an. Sie können den Text aus Ihrem Kommentarfeld auch als Textbaustein speichern.

Wenn Sie das nächste Mal einen Text eingeben müssen können Sie per Rechtsklick aus den bereits gespeicherten Textbausteinen wählen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit den Benutzernamen, die Uhrzeit oder das Datum per Mausklick einzufügen.

Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben klicken Sie auf OK und Ihre Leistungen werden im Registerblatt "Leistungen" unter dem entsprechenden Kunden oder Projekt gespeichert.

Den nächsten Schritt "Leistungen abrechnen" finden Sie im entsprechenden Kapitel.

Ihre Rechnungen können Sie im Xpert-Timer ganz individuell anpassen und jegliche zu verrechnende Preise eingeben. Diese können sich entweder aus unterschiedlichen Leistungen zusammensetzen, oder Sie rechnen einfach einen Pauschalpreis an Ihren Kunden ab.

Möglichkeiten der Rechnungsstellung

1.	Rechtsklick auf den abzurechnenden Kunden und Auswahl von "Rechnung schreiben".

2.	Erfassung von mehreren Leistungen während der Laufzeit des Projekts und Abrechnung dieser Leistungen, z.B. am Ende des Monats.

Rechnung erstellen

Ordnen Sie Ihre Rechnung einem Kunden sowie einem Projekt zu. Die Rechnung wird dann mit dem Projekt verknüpft und im Dokumentenmanagement unter dem Projekt gespeichert.

Sie können alle Felder bearbeiten, bis auf das Feld "Druckdatum". Hier wird automatisiert das Datum geschrieben, an dem die Rechnung gedruckt wurde. Auch die Rechnungsvorlage kann von Ihnen editiert werden.

Sollten Sie Ihrem Kunden einen besonderen Preis verrechnen wollen und nicht den, der automatisiert vom System über den Abrechnungszeitraum ermittelt wurde, dann können Sie einfach per Doppelklick in das Feld "Preis" die Zahlen ändern.
 

Bedenken Sie dabei, dass die kalkulierten Kosten im Xpert-Timer dann nicht mehr mit den Zahlen Ihrer Rechnung übereinstimmen!

Sie können Ihre Rechnung direkt per E-Mail aus diesem Fenster verschicken, oder auf Papier drucken, um Sie dem Kunden zuzusenden.

Von diesem Dialog aus, können Sie auch weitere Abrechnungsposten der Rechnung hinzufügen. Wählen Sie dazu den enstprechenden Posten aus dem Dropdown Menü. Sie haben die Wahl zwischen:

Neuen Rechnungsposten erfassen: Hier erfassen Sie freie Leistungen, wie z.B. Fahrkosten zu einem Projekt

Aus offenen Projektleistungen: Hier erstellen Sie einen neuen Rechnungsposten mit weiteren Leistungsposten, z.B. von anderen Unterprojekten.

Abrechnungszeitraum: Wenn Sie die Zeitstempel von z.B. 01.08.2009 - 31.08.2009 summieren und abrechnen möchten, dann wählen Sie diesen Punkt.

Unten im Dialog können Sie noch eine Zusatzbemerkung für die Rechnung erfassen. Auch hier können Sie per Rechtsklick mit Textbausteinen arbeiten.

Sobald Sie speichern & schließen, wird die Rechnung gedruckt und kann in der Dokumentenverwaltung unter dem Projekt abgelegt werden.

Wenn Sie jetzt den Kunden doppelklicken, sehen Sie die Rechnung im Registerblatt "Rechnungen" aufgelistet.

Im nächsten Schritt können Sie dann per Rechtsklick auf eine Rechnung, diese als "bezahlt" markieren und das Zahldatum eintragen.

Um den Überblick über offene Rechnungen zu behalten, können Sie nach dem Status der Rechnungen filtern.

Auch in der Kundenverwaltung können Sie die Rechnungen einsehen