Xpert Timer ... auf einen Blick

TIPP	Im Xpert-Timer gibt es sehr viele objektbezogene Kontextmenüs, die Sie per Klick mit der rechten Maustaste öffnen können. Diese Menüs bieten Ihnen in der Regel weiterführende Bearbeitungsmöglichkeiten in allen Listen oder Datenansichten z.B. Kunden, Projekte oder Aufgaben.

Xpert-Timer Schaubild

XT_Schaubild

Die Installation

Bitte beachten Sie, dass Sie für bis zu 3 Mitarbeitern problemlos eine Access-Datenbank benutzen können. Eine SQL Datenbank ist allerdings aus Gründen der Datensicherheit und Geschwindigkeit immer anzuraten und sollte auf jeden Fall bei mehr als 3 Mitarbeitern eingesetzt werden. Hierzu ist allerdings ein eigener SQL-Datenbankserver notwendig. Die kostenlose EXPRESS Variante des MS-SQL Servers ist hierbei ausreichend. Eine genaue Beschreibung der Installation finden Sie im Kapitel XTAdmin.

Die Zeitleiste

Die Zeitleiste schwebt auf Ihrem Desktop und zeigt Ihnen das aktuell laufende Projekt und die angefallene Projektzeit an. Per Rechtsklick auf die Zeitleiste und Auswahl des Menüpunkts "Zeitleiste an/aus", können Sie die Zeitleiste aus- bzw. einblenden. Wieder einblenden können Sie die Zeitleiste auch durch Rechtsklick auf das Xpert-Timer Logo im Systray, neben Ihrer Systemuhrzeit, oder mit dem Tastaturkürzel Win+F8. Eine genaue Funktionsbeschreibung finden Sie im Kapitel "Die Zeitleiste".

Der Projektmanager

Der Projektmanager ist Ihre Schaltzentrale. Hier erscheinen alle Projekte. Genaue Details zum Projektmanager finden Sie im Kapitel "Projekt-Manager".

pm_hints_basic

Im Projektmanager können Sie Zeitstempel per Drag&Drop verschieben. Haben Sie also einen Zeitstempel zu einem falschen Projekt erfasst, können Sie diesen Per drag&drop in ein anderes Projekt ziehen.

pm_dragdrop

Im Projektmanager können Sie auch den Aufgabenbereich einblenden. Dort sehen Sie alle angelegten Aufgaben zu Ihren Projekten und können diese über viele Funktionen filtern. Weitere Details finden Sie im Kapitel "Aufgabenliste"

pm_aufgaben

Drücken Sie Windows + X um das Aktionsmenü für den Xpert-Timer einzublenden. Von hier aus können Sie die meisten Funktionen aufrufen.

menue_win_x

Nutzen Sie jetzt die Kürzel, um die entsprechenden Menüpunkte auszuwählen. Z.B. können Sie jetzt ganz einfach mit Windows+x und dem Buchstaben p ein neues Projekt anlegen. Oder mit Win+x -> z den aktiven Zeitstempel bearbeiten.

projektmanager_spalten

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den grauen Bereich in der Spalte "Projektname" klicken, können Sie gewünschte Spalten ein- bzw. ausblenden.

Nehmen Sie sich die Zeit und erforschen ein bißchen den Projektmanager. Wenn Sie langsam mit der Maus über die Knöpfe in der Menüleiste fahren, werden Ihnen immer Informationen eingeblendet.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste im Bereich der Tätigkeitshistorie oder im Bereich der Zeitstempel klicken, erhalten Sie ein Kontextmenü, welches Ihnen die Möglichkeit gibt die Einträge zu bearbeiten, zu löschen oder zu drucken. Je nach Bereich variiert dieses Menü ein bißchen vom Inhalt, ist aber an fast allen Stellen verfügbar. Klicken Sie also im Xpert-Timer öfters mal mit der rechten Maustaste.

rechtsklick

Mit dem Tastaturkürzel Win+Leertaste können Sie jederzeit bequem nach Projekten suchen.

Mit Strg+N legen Sie ein neues Projekt an. Weitere Tastaturkürzel finden Sie im Kapitel "Tastaturkürzel".

Möchten Sie zu den einzelnen Projekten eine zeitstempelunabhängige Historie führen, können Sie die Zeitstempel über den Knopf "Zeitstempel-Ansicht an-/ausschalten" ausblenden.

zeitstempel_anzeigen

Stattdessen wählen Sie die Historienansicht:

historie_anzeigen

Hier können Sie zeitpunktunabhängige Informationen zu Ihren Projekten hinterlegen.

historieneintrag

Möchten Sie einen Eintrag in den Zeitstempelkommentaren ebenfalls in der Historie erfassen, dann ziehen Sie den Zeitstempelkommentar einfach per drag&drop in die Tätigkeitshistorie

Die Auswertung

Sie können sehr viele Reports direkt aus dem Projektmanager generieren.

Filtern Sie Ihre Zeitstempel wie Sie möchten und erstellen damit ganz individuelle Reports.

Hier einige Beispiele:

1. Setzen Sie den Filter auf den heutigen Tag:

Zeitstempel_beschreibung

2. Wählen Sie als Gruppierung (Rechtsklick auf einen Zeitstempel) "Datum" aus.

3. Klicken Sie auf das Druckersymbol.

Damit erhalten Sie einen Report über die Anwesenheit und Projekttätigkeit:

report_arbeitszeit

Projektliste über Datumsbereich

Möchten Sie eine Liste, sortiert nach Projekten mit anfallenden Projektzeiten nach Datum, dann gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Datumsbereich

2. Gruppieren Sie nach Projekt

3. Per Klick auf die Spaltenüberschriften können Sie Spalten ein- / bzw. ausblenden.

4. Blenden Sie den Kommentar aus, dafür die Preise ein

report_projekt_kosten

Projektliste mit Benutzernamen, Kosten und Kommentar

Wenn Sie in der Liste des Projektmanagers, mit der Maus auf ein Hauptprojekt klicken, und rechts in der Auflistung der Zeitstempel den Haken bei "Zeitstempel aller Projekte" entnehmen, dann sehen Sie nur die Zeitstempel eines Projekts. Sie können wahlweise wieder Spalten ein- bzw. ausblenden. In diesem Beispiel zeigen wir folgende Spalten an: Von/Bis, Stunden, Mitarbeiter, Projektname, Kommentar

report_zeiten_kosten_kommentar

Experimentieren Sie mit dem Drucken von Zeitstempeln! Gruppieren Sie, setzten Sie Filter usw. Im Auswertungsmodul können Sie den Datumsbereich ebenfalls eingrenzen und darstellen. Dort können Sie auch nach Arbeitsgruppen filtern.

Oder Sie nutzen das Auswertungsmodul

Im Auswertungsmodul haben Sie die Möglichkeit nochmals sämtliche Zeitstempel zu prüfen. Hier haben Sie viele Filtermöglichkeiten um entsprechende Reports zu drucken.

Spitze Klammern "<>" bedeuten, dass die Zeiten des Projektes nicht verrechnet werden, also nicht in die Tagessumme mit einfließen. Ein Nachtrag einer Projektzeit wird im freien Auswertungszeitraum mit "(*)" markiert. Dies können Sie im Menüpunkt "Konfiguration" im Auswertungsdialog ein- oder abschalten.

auswertung_small

Eine detaillierte Beschreibung der Auswertung finden Sie im Kapitel "Auswertungsmodul"

Leistungserfassung

Sie haben im Xpert-Timer die Möglichkeit auch externe Leistungen zum Projekt zu erfassen. Wenn Sie eine Leistung zum Laufenden Projekt erfassen möchten, drücken Sie STRG + L drücken um den Leistungserfassungsdialog zu öffnen. Ansonsten können Sie per Rechtsklick auf das entsprechende Projekt, oder über den Button den Dialog öffnen.

leistung_erfassen

Weitere Details zum Thema Leistungserfassung finden Sie im Kapitel "Leistungserfassung"

Rechnungsstellung

Arbeiten Sie mit der Kundenebene, haben Sie die Möglichkeit Rechnungen an Ihre Kunden zu versenden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Ihren Kunden und wählen "Rechnung schreiben". Im Rechnungsdialog haben Sie dann die Möglichkeit aus drei Optionen zur Rechnungsstellung zu wählen. Entweder fügen Sie einen "Freien Rechnungsposten" hinzu, wählen die Posten aus den offenen Projektleistungen, oder fügen noch abzurechnende Zeitstempel hinzu.

rechnung_dialog

Weitere Details finden Sie im Kapitel "Rechnung erstellen"

Page url: http://handbuch.xperttimer.de/pro2/xperttimer_introduction.htm